STOK YÖNETİM SİSTEMİ

“Stok yönetimi” veya “envanter yönetimi” terimleri, bir şirketin herhangi bir zamanda ne kadar stoku olması gerektiğini belirleme sürecini ifade eder. Etkili bir stok yönetimi, müşteri memnuniyeti ve şirket kârları arasında denge sağlar. Stok yönetimi; müşterilerin alışveriş davranışları veya değişen talepleri, firmanın ekonomik durumu, mevcut sermaye, tedarikçilerle ilişkiler ve depo kapasitesi gibi faktörlerden etkilenebilir.

Stok Yönetimi Sisteminden Beklentiler

Stok yönetimi; bir işletmenin mevcut ürünlerinin hacmini, çeşitliliğini, fiyatını ve konumunu denetleme eylemidir. Bir ürün stokta bulunuyorsa, işletmenin envanterinin bir parçası olarak sayılır ve tedarik zincirine girdiğinde yönetilebilir. Ürünün kullanılabilirliği veya satılabileceği, e-ticaret sitesinin ürün sayfasında belirtilir. Yani stok yönetimi, her zaman optimal seviyeleri korumaktan sorumludur.

Stok yönetim sistemi, stokları verimli bir şekilde yönetmeye yardımcı olur. İdeal bir stok yönetim sistemi, örneğin; stok seviyeleri azaldığında uyarmalı, müşterilerden gelen iadeleri sisteme otomatik olarak işleyebilmeli; stok işlevlerini hızlandırmalıdır.

Stok yönetim sisteminden beklenen temel özelliklerden bazıları şunlardır;

• Stok seviyelerini takip edebilmelidir.

• Stok maliyetlerini belirleyebilmelidir.

• Nakliye, taşıma ve depolama ile ilgili maliyetleri belirleyebilmelidir.

• Depolama yerlerini belirleyebilmelidir.

• Geçmiş satış verilerini analiz edebilmelidir.

• Gelecekteki talebi tahmin edebilmelidir.

• Stokun ne zaman yenileneceğini ve ne kadar stok gerekli olduğunu belirleyebilmelidir.

Stok Yönetimi Sisteminde Dikkat Edilmesi Gerekenler

Etkin bir stok yönetim sisteminde dikkat edilmesi gereken önemli unsurlardan bazıları şunlardır;

Stok maliyetleri: Stokta olmayan ürünlerin değiştirilmesi veya yenilenmesi gibi ek maliyetleri ifade eder. Acil durum gönderileri için ekstra ödemeler, hızlı teslimat için tedarikçi değiştirme ve daha az kârlı stok entegrasyonları gibi bazı faktörler stok maliyetlerini etkiler. Bu maliyetler, ürünün müşteriye gönderilmesi sürecindeki toplam maliyetlerle birlikte ele alınmalıdır.

Stok alma zamanı: Etkili bir stok yönetiminde yeni bir stok öğesi, öncekinin satılmasıyla envantere girer. Bu stok yönetimi biçimi, ekstra depolama alanı ihtiyacını ortadan kaldırır. Uygun bir stok yönetimi olmadan stokların ne zaman alınması gerektiğini belirlemek zor olacaktır. Yeni stok erken gelirse depolama alanına ihtiyaç duyulur ve bu nakliye maliyetlerini artırır. Yeni stok geç gelirse ve bu sürede ürüne talep gelirse gelir kaybı yaşanır; müşteri kaybetme riski ile karşı karşıya kalınır. Bu sebeple stokların zamanında alınması önem arz eder.

Stok analizi: Stok yönetim sisteminde yüzlerce hatta binlerce veri öğesi vardır. Hangi veri stok yönetimi sistemine uygundur? Hangi veri stokları ölçmeye yarar? Mevcut verilerle ne kadar stok işlemi yapılabilir? Stok analizi ile bu ve benzeri soruların cevapları verilmelidir.

Stok limiti: Stok yönetiminde mevcut ürün miktarı iyi bilinmelidir. Bunun için alt stok limiti belirlenmeli ve bu limitin altına düşmeyecek bir stok yönetimi stratejisi geliştirilmelidir.

FIFO: “First in first out” yani “FIFO”, Türkçe “ilk giren ilk çıkar” anlamındadır. Bu uluslararası prensip, stok yönetiminde de dikkate alınmalıdır. Yani stoka ilk giren ürün satış sonrası ilk çıkan ürün olmalıdır. FIFO prensibi, eski stoklar dururken yeni stokların satışa gönderilmesini engeller. Bu prensip, özellikle son kullanım tarihi olan ürün kategorileri için önemlidir.

Entegrasyonlar ve arayüzler: E-ticaret sitesi entegrasyonları müşteri odaklı birçok uygulamanın temelini oluşturur. Stok yönetimi sistemi, siteye destek sağlayan entegrasyonlara uygun olarak kurgulanmalıdır. Arayüzler ise, stokun toplam değeri ve genel muhasebe sistemindeki stok maliyetleri gibi birçok bilgiyi takip etmeye imkan verir.

Kriz senaryoları: Her organizasyon beklenmedik kriz senaryoları ile karşılaşabilir. Ekonomik krizler, doğal afetler ve teknik sorunlar organizasyonun yapısını sarsabilir. Firmanın stok yönetiminin bu gibi durumlara hazır olması önemlidir.

Stok Yönetim Sisteminin Avantajları

Stok, bir işletmenin mevcut varlıklarındaki en önemli kalemidir. Doğru bir şekilde takip edilmesi önemlidir. Şirketin kâr veya zararlarını tespit etmek için stok her hesap dönemi sonunda sayılır ve stokun mevcut ve gelecekteki durumu değerlendirilir.

Stok yönetim sistemi, e-ticaret, perakende ve çok kanallı şirketler için ürün satın alma, satışları değerlendirme ve eldeki stok ve tasfiye faaliyetlerini kontrol etme imkanı verir. E-ticaret sektöründe günlük stok yönetimi, iş akışını ve görünürlüğü artırır. Böylece e-ticaret işletmesi sahipleri, stokta daha etkin bir kontrole sahip olabilirler.

Stok yönetimi sisteminin online perakendecilere sağladığı diğer avantajlar şunlardır;

• E-ticaret mağazası sahiplerinin ürün satışlarını ölçmelerine yardımcı olur.

• E-ticaret şirketlerinin stokta olan ürünleri satmadan sipariş artışlarını yönetmelerini sağlar.

• Ürün bilgilerinin güncel tutulmasına imkan verir.

• E-ticaret sitesi karar vericileri çok kanallı sipariş akışı üzerinde daha fazla kontrole sahip olur.

• Stok yönetimi yazılımlarıyla arka plandaki stok durumunun site içi optimizasyonlarla entegrasyonu sağlanabilir.

• Stok verileri tüm platformlarda gerçek zamanlı olarak senkronize edilebilir.

• Çok satan ürünlerin stoku satışlara göre güncellenebilir.

• E-ticaret satışları artar; çünkü işletme belirli bir zaman içinde hangi ürünlerin satılabileceğini ya da satılamayacağını bilir.

Kötü Stok Yönetiminin Dezavantajları

Birçok e-ticaret işletmesi için en büyük zorluklardan biri stok yönetimidir. Bu sebeple stok yönetiminde birçok hata yapılabilmektedir. Kötü stok yönetimi veya stok yönetiminde yapılan hatalar, e-ticaret sitesinin performansını ve müşteri ilişkilerini olumsuz etkiler. Örneğin; satın almak istediği ürünün stokta olmadığını gören müşterinin, siparişini zamanında karşılayabilecek başka bir e-ticaret sitesine yönelme ihtimali çok yüksektir.

Kötü stok yönetimi bazı dezavantajlara yol açar. Bu dezavantajlar şunlardır;

• Stokta gereğinden fazla ürün bulundurma yüksek maliyetlere, ürün bozulmalarına ve kaynak israfına yol açar.

• Stokların düşük miktarda tutulması, siparişlerin artması durumunda tedarik sorununa neden olur.

• Stok yönetimi hataları potansiyel müşterileri kaybetmekle sonuçlanabilir. Kaybedilen müşteriler rakip e-ticaret sitelerine yönelir.

• Stok yönetiminde kriz senaryolarının dikkate alınmaması, mevcut stokların bir kısmını veya tamamını kaybetmekle sonuçlanabilir.

• Stok yazılımlarındaki hatalar, yanlış ürün gönderilmesi veya ürünün tedarik edilememesi ile sonuçlanabilir.

• Stokların periyodik olarak kontrol edilmemesi sonucu siparişleri karşılamakta zorluk yaşanabilir.

• Ürünün stok durumunun e-ticaret sitesinde açıkça belirtilmemesi müşteride güven kaybına yol açar.